É um documento que permite informar o potencial cliente relativamente ao preço de bens ou prestação de serviços. Por exemplo, uma fatura proforma é emitida quando um cliente solicita a cotação para diferentes televisões, para que possa comparar características e preços e fazer o melhor negócio com o equipamento pretendido. A fatura pró-forma também é comummente utilizada no comércio internacional, para informar o comprador e as autoridades aduaneiras acerca dos pormenores da possível encomenda.
Tanto a fatura proforma como o orçamento permitem dar cotação ao cliente. No entanto, a diferença reside na forma como são utilizados:
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